Nhiều cơ quan vẫn đòi hỏi trái luật như thời hạn bản sao dưới sáu tháng, phải nộp bản sao y mà không chịu đối chiếu bản chính ngay tại chỗ.

Sở Tư pháp TP.HCM vừa tổ chức hội nghị tập huấn kỹ năng nhận diện giấy tờ giả và các biện pháp xử lý. Hội nghị nhằm tháo gỡ vướng mắc, nhắc nhở, lưu ý và kiến nghị những vấn đề liên quan đến công tác chứng thực. Theo thống kê, chỉ trong sáu tháng đầu năm 2017 TP đã giải quyết trên 10 triệu hồ sơ chứng thực.

Không chịu đối chiếu tại chỗ

Phòng tư pháp các quận 1, 3, 4, 5 và 11 phản ánh hiện nay một số cơ quan chưa chấp hành nghiêm túc Chỉ thị 17 ngày 20-6-2014 của Thủ tướng Chính phủ (về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ khi thực hiện thủ tục hành chính). Theo đó, khi làm thủ tục họ vẫn yêu cầu nộp bản sao y từ bản chính mà không chịu đối chiếu với bản chính tại chỗ.

Nghị định 23/2015 của Chính phủ không quy định thời hạn giá trị của bản sao đã chứng thực. Nhưng vẫn có nơi chỉ tiếp nhận giấy tờ bản sao có thời gian chứng thực 3-6 tháng. Hậu quả là gây phiền hà, tốn thời gian, công sức và tiền bạc của người dân, vừa khiến ùn tắc hồ sơ cho cơ quan chứng thực.

Ông Vũ Huy Hoàng (Phó phòng Tư pháp huyện Bình Chánh, TP.HCM) nói: “Bản thân tôi cũng bị hành khi cán bộ tiếp nhận hồ sơ đòi nộp bản sao có chứng thực khi làm thủ tục hành chính, nhất là hồ sơ nhà đất. Tôi giải thích là nhận bản sao và đối chiếu bản chính nhưng họ không đồng ý, mặc dù mỗi nơi tiếp nhận hồ sơ đều được cấp con dấu: Đã đối chiếu bản chính”.

Ông Hoàng kể có người dân ở huyện này làm hồ sơ xin cấp giấy đỏ tới 18 tháng chưa xong. Cứ sáu tháng họ phải đi phôtô, sao y một lần từ CMND, hộ khẩu, rất tốn kém. Mặc dù UBND huyện đã quán triệt, chỉ đạo cán bộ tiếp nhận chứng thực phải đối chiếu bản chính nhưng họ vẫn yêu cầu dân sao y chứng thực.

Nghị định 23/2015 của Chính phủ không quy định thời hạn giá trị của bản sao đã chứng thực. Trong ảnh: Người dân đang chứng thực giấy tờ. Ảnh: HTD

“Không biết ở đâu ra luật bất thành văn là bản sao chỉ có thời hạn ba tháng hoặc sáu tháng, thế mà nhiều nơi cứ đòi hỏi…” – bà Ngô Minh Hồng, Chủ tịch Hội Công chứng TP.HCM, phát biểu. Theo bà Hồng, những loại giấy tờ nhiều năm không thay đổi như giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh thì không cần thời hạn. Những loại thường thay đổi như CMND và hộ khẩu thì cũng chỉ cần có bản chính, bản đối chiếu với bản sao là được. Việc đòi bản sao có chứng thực có thời hạn gần chưa hẳn đã chắc vì có thể vừa mới sao y xong, hôm sau giấy đó đã thay đổi rồi.

Theo ông Phan Thanh Tùng, Trưởng phòng Bổ trợ – Sở Tư pháp TP, pháp luật hiện nay không quy định, không cho phép cơ quan tiếp nhận hồ sơ tự đặt ra yêu cầu bản sao có giá trị mấy tháng. Các phòng tư pháp cần chú ý tuyên truyền để cơ quan tiếp nhận hồ sơ hành chính không lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực mà nên đối chiếu từ bản chính tại chỗ. Như vậy vừa đảm bảo tính chính xác của giấy tờ vừa giảm tải cho nơi sao y.

Cần một trang, phải phôtô cả cuốn

Ông Hoàng còn phản ảnh một thực trạng khác là khi người dân cần bản sao một trang nhưng nơi chứng thực yêu cầu phôtô cả cuốn sổ. Điều này đồng nghĩa với việc người dân phải trả tiền phôtô và chứng thực (2.000 đồng/trang) cho tất cả phần mà họ không sử dụng, gây tốn kém, nhất là những hộ khó khăn.

Trưởng phòng Tư pháp huyện Củ Chi Nguyễn Thị Phướng cho rằng dù Điều 7 Thông tư 20/2015 của Bộ Tư pháp quy định bản chụp, bản sao từ bản chính để chứng thực phải có đầy đủ các trang. Nhưng khi thực hiện bản thân cán bộ tư pháp cũng thấy bất hợp lý, người dân thì không hài lòng. Có khi cần một trang mà phải nộp 40.000 đồng tiền chứng thực để lấy cả cuốn. Từ đó bà Phướng đề nghị Sở Tư pháp có ý kiến với cơ quan chuyên môn.

Đáp lại, bà Phan Thị Bình Thuận, Phó Giám đốc Sở Tư pháp TP, cho biết việc này Sở đã có kiến nghị với Bộ Tư pháp. Theo đó đề nghị Bộ xem xét, áp dụng như quy định trước đây là nếu bản chính có nhiều trang thì khi người dân cần sử dụng trang nào, họ chỉ cần sao trang đó mà không phải phôtô toàn bộ như hiện nay. Bộ Tư pháp đã phúc đáp là sẽ nghiên cứu, xem xét kiến nghị này khi sửa đổi Thông tư 20 nói trên.

Bà Thuận cũng lưu ý các cơ quan thực hiện chứng thực cần kiểm tra, đối chiếu kỹ bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao. Trường hợp nghi ngờ về tính hợp pháp của bản chính thì yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh. Nếu phát hiện bản chính được cấp sai thẩm quyền, giả mạo thì phải từ chối chứng thực và lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định. Tuyệt đối không chứng thực bản sao khi không có bản chính làm căn cứ.

Khi nào không được chứng thực bản sao 1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ. 2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung. 3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp. 4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ XHCN Việt Nam; xuyên tạc lịch sử; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân. 5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự. 6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. (Trích Điều 22 Nghị định 23/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính)

KIM PHỤNG – plo.vn